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什么是智慧办公

企业新闻    2022-02-21    62

进入互联网时代以来,飞速发展的智能科技和智能产品已经进入到我们生活的方方面面,为人们生产、生活带来了革命性的变化。尤其在需要快节奏的商业社会中,工作占据着人们最主要和重要的位置,智慧办公无疑是未来企业中办公生活的重要趋势。
快速变化的市场情况造成了不断变化的工作空间,这催生出新的办公需求:要满足以年轻人为主的工作主流群体的工作方式的灵活化,创新化,便捷化,以及人员的快速变化,提升企业办公空间的使用率,便捷性以及灵活度,都变得尤为重要。因此,办公空间的智能化应用,可以说是未来办公空间设计的重要考虑因素。
目前,智能化办公空间主要包括智能工位管理系统、智能会议预约管理系统、智能访客系统、智能电力系统、智能电话系统、智能网络系统、智能办公家具等。而其核心是智能化产品的普及和新技术的研发与应用。智能办公系统基于协同办公理念,将日常办公所用到的空间与资源数字化、网络化、管理统一化。跨部门、跨地域的协同办公模式,达到了节约时间、节省成本、提高工作效率、提高资源使用效率、提高管理效率的目的。

通过应用智能办公系统,可以实现物理空间与多种智能软件的实时关联和互动,从而实现灵活地并有效地使用有限的办公资源,自动地按照企业制定的规则进行使用管理,并通过智能管理软件进行数据实时地收集和宏观分析,有效帮助企业合理规划办公资源,节省办公成本,同时空间应用的自动化和智能化大大提高了管理效率,也提升员工的办公体验。

例如通过智能工位管理系统将跨地域的所有工位空间进行数字化管理,可以在线查看工位使用情况,管理人员可以在线安排固定工位的使用调整,员工可以跨地域进行个人工位的预约,临时组成的项目组可以预约整体办公空间,可以在线查找人员所在办公空间,在安排和预约后,系统可以实时地通知对应人员办公工位的地点和时间信息,也可以在对应工位的电子显示牌上自动显示预约人信息和预约时间。并通过工位人体感应系统实时探测工位使用情况,在人员实际到达工位后实时自动更新系统中的数据,在系统界面上可视化展现工位使用状况。如果人员没有按照预约时间到达,或者预约时间未结束就离开,系统可以自动感知并及时释放占用的工位,方便其他需要使用的员工预约。同时,可以通过关联智能电力、电话、网络管理系统来根据工位使用情况自动管理工位的电源、电话和网络。也可以通过关联智能办公家具来实现根据使用人员的习惯和身高等数据来自动调整工位桌椅的高低、倾斜角度等等。通过数字化管理,可以实时收集工位的使用数据,进而形成阶段性、分区域、分部门的办公空间使用情况的数据分析,为管理人员的决策提供基础。

而智能会议预约管理系统则将企业会议室空间和其中的资源进行了数字化的管理,在设定好人员使用规则和权限后,将自动进行会议室空间和资源的使用和管理,并覆盖到会议的整个流程,从预约到通知,从会议签到到会议记录,从延长、提前结束到会议反馈等等环节。可以对接企业OA系统和企业微信公众号,做到统一身份认证和多入口登陆,随时随地进行登陆使用。在关联了智能门禁系统、会议室中央控制系统、智能人体感应系统、智能环境管理系统后,可以更细致和自动化地管理会议室资源,例如可以实现只有与会人员在预约时间内才可以进入预约的会议室,提高会议保密性和保证零干扰。再比如可以在会议开始前自动按照预约时所选择的会议模式来准备会议室内的灯光、音响、显示屏、视频会议、电动窗帘等的状态,而会议结束后可以自动回到初始状态。在使用和管理会议室的过程中,全部实现了自动化,网络化,数据化。

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